Durch den Fokus auf das Wesentliche kann der wirtschaftliche Sinn und Zweck des Teams gesteigert werden. Dazu muss aber die Aufgabe des Teams erst klar sein. Nur dann ist das Team in der Lage zu unterscheiden, welche Aufgaben wesentlich oder unwesentlich sind. Ein Fokus auf die wesentlichen Aufgaben erhöht dann die Effizienz des Teams.
Ein schneller Blick auf die Google-Suchergebnisse zeigt, dass effektivere Zusammenarbeit eigentlich bessere Zusammenarbeit im Team meint. Google wirft alles zwischen 1-3-6-10-25 Tipps für bessere Zusammenarbeit bei den Ergebnissen aus. Tipps lohnen sich unserer Meinung nach erst, wenn der angestrebte Zielzustand klar ist. Dafür drücken wir in unserer Arbeit die Zusammenarbeit in Kennzahlen aus und können dann mit Methoden und Anwendungen auf das Ziel hinarbeiten. Aus einem Set an Kennzahlen können dann auch Tipps entwickelt werden.
Wir bei re-team verstehen effektivere Zusammenarbeit anders. Bei uns heißt Effektivität, Fokus auf das Wesentliche. Ein effektives Team arbeitet nur an den Aufgaben, die den Sinn und Zweck des Teams betreffen. Messbarkeit entsteht durch das Verhältnis zwischen wesentlich und unwesentliche Aufgaben, die das Team übernimmt.
Das grenzt auch den Begriff Effizienz ab, welche ausdrückt, wie schnell und gut Aufgaben im Team erledigt werden können.
Effektive Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden bedeutet noch kein High Performing Team. Bei hocheffektiven Teams geht es um mehr. Es geht um ein Gesamtkonzept, bei dem das Potenzial eines gesamten Teams freigesetzt und genutzt wird. Dieses Team ist nicht nur effektiv und effizient. Es übertrifft durch Synergie erdachte Wertschöpfungsgrenzen. Forbes (Poole, 2020) definiert dafür 14 Eigenschaften:
Der Change-Management Canvas wurde als wirksames Werkzeug für das Management entwickelt, um die Umsetzung und Auswirkungen einer Transformation zu planen. Wir stellen ihn in dieser freien Form zur Verfügung, sodass Sie ihn in Ihrer Organisation erarbeiten können.
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Wir bei re-team messen Effektivität im Team in zwei Hauptkategorien: Aufgaben und Kommunikation. Dabei geht es um beispielhafte Fragestellungen:
Der größte Einfluss auf die Effektivität eines Teams liegt in den Aufgaben, die es übernimmt. Deshalb muss sich genau angeschaut werden, welche Aufgaben das Team übernimmt und wie diese auf den Sinn und Zweck des Teams einzahlen.
Klarheit über das Team ist dafür entscheidend. Die Aufgaben des Teams müssen abgrenzbar sein, damit diese Klarheit entsteht. Unserer Erfahrung nach gibt es eine große Differenz zwischen den Sichten der Stakeholder auf das Team. Die Teammitglieder, die Teamleitung, das Management, der Kunde und weitere Stakeholder haben jeweils eine andere Sicht und Meinung über das Aufgabenspektrum des Teams. Hier braucht es Klarheit und fest Definitionen, damit wirklich Effektivität entstehen kann.
Reflexionsfragen, die dabei helfen können:
Herrscht Klarheit über die Aufgaben, können diese im Detail betrachtet werden. Dabei zeigt sich, dass jede Aufgabe unterschiedlichen Wert hat und direkte oder indirekte Bedarfe erfüllt. Im Lean-Management werden Aktivitäten eines Prozesses danach klassifiziert.
Wertschöpfende Aktivitäten finden statt, wenn einer Ressource Wert zugeführt oder sie in irgendeiner Weise bearbeitet wird. Beispielsweise, wenn das Material für ein Auto in einer Maschine bearbeitet wird oder ein Mitarbeiter des Bauamtes einen Bauantrag bearbeitet. Eine Aufgabe, bei der keinerlei Wertschöpfung stattfindet, wird als nicht-wertschöpfende Aktivität bezeichnet. (Modig & Ahlström, 2020, S. 26f.)
Neben der Wertschöpfung erfüllt jede Tätigkeit auch einen Bedarf. Dabei wird zwischen direkten und indirekten Bedarfen unterschieden. Ein direkter Bedarf wird durch ein konkretes Ergebnis erfüllt. Bei einer Zugfahrt wäre der Transport von A nach B ein direkter Bedarf. Der indirekte Bedarf ist dabei das Erlebnis, welches während der Zugfahrt gespürt wird. Beispiele dafür sind die Bedarfe nach Schnelligkeit, Informationen und Ruge. Diese werden durch eine höhere Reisegeschwindigkeit, Newstafeln oder einem Stilleabteil erfüllt. (Modig & Ahlström, 2020, S. 27-29)
Durch Kategorisierung, Analyse und anschließender Abgrenzung der Aufgaben des Teams entsteht effektive Zusammenarbeit.
Die Frage nach der richtigen Person und Verantwortung für eine Aufgabe ist eher ein Thema der Effizienz. Wesentliche Aufgaben müssen von Personen erledigt werden, welche zeitlich verfügbar sind und das passende Skillset haben.
Eine Empfehlung unsererseits: Die Verantwortlichkeit für eine Aufgabe sollte bei einer Person liegen. Die Bearbeitung sollte allerdings im Tandem stattfinden. Beispielsweise, wie beim Pair-Programming.
Effektive Kommunikation bedeutet, dass zielgerichtet und rechtzeitig kommuniziert wird. Die Informationen müssen den jeweiligen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen, damit diese ihre wertschöpfende Arbeit erledigen können.
Für eine effektive Kommunikation im Team sind drei Kriterien entscheidend: Kommunikationspartner, -zeitpunkt und -inhalt.
Die richtige Person muss für das jeweilige Anliegen gefunden werden. In der zweiten Podcastfolge über Filmcrews spricht Matthias Pachner über die Kommunikationskette während des Filmdrehs. Der Regisseur trifft die finalen Entscheidungen, wird aber nicht über die Hierarchiegrenzen hinweg mit Ideen angesprochen. Die Anregung läuft geregelt, nach einem festen Schema, mit festen Kommunikationspartnern, der Hierarchie hinauf.
Um beim Beispiel Filmdreh zu bleiben. Eine Minute auf einem Filmset kostet 50 Dollar. Dementsprechend können Kleinigkeiten nicht während des Drehs ausdiskutiert werden, weil solche Gespräche schnell sehr teuer werden. Damit Themen für das Team nicht unter den Tisch fallen, öffnet Matthias die Räume vor und nach dem Dreh. Für Anliegen in einem Filmteam sind solche Zeiten beispielsweise die besten.
Eine Empfehlung unsererseits sind Jure-Fixe ohne Anwesenheitspflicht für die Teammitglieder. Die Teamleitung sollte stets anwesend sein, um mögliche Themen besprechen zu können. Falls das Team jedoch wichtigere Termine hat, kann dieser Termin ausgelassen werden.
Effektiver Kommunikationsinhalt ist auf das wesentliche reduziert. Die Nachricht soll so lang sein, wie sie muss. Ziel ist es nicht, die wichtige Nachricht auf tweetlänge herunterzubrechen. Sondern vielmehr, die Kommunikationslänge an die Wichtigkeit des Inhaltes anzupassen.
Durch den Fokus auf das Wesentliche kann der wirtschaftliche Sinn und Zweck des Teams gesteigert werden. Dazu muss aber die Aufgabe des Teams erst klar sein. Nur dann ist das Team in der Lage zu unterscheiden, welche Aufgaben wesentlich oder unwesentlich sind. Ein Fokus auf die wesentlichen Aufgaben erhöht dann die Effizienz des Teams. Wir von re•team können Sie bei der Messung und Steigerung der Effektivität unterstützen. Sprechen Sie uns gerne an!
Modig, N., & Ahlström, P. (2020). Das ist Lean (6. Ausg.). Halmstad: Rheologica Publishing.
Poole, V. (16. 09 2020). Forbes. Abgerufen am 27. 04 2022 von https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2020/09/16/14-characteristics-of-high-performing-teams/
Dieses Thema und auch weitere bieten wir sehr gerne als Workshop an. Wir passen die Inhalte an die Organisation und ihre Bedürfnisse an. Ganz gleich, ob es ein offenes Thema gibt oder das Wissen erweitert werden soll.
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Wir begleiten, beraten und unterstützen Organisationen bei Transformationen. Als interdisziplinäres Team gewinnen und begeistern wir Menschen für Veränderung.